KEY INDICATORS

I seguenti KI sono necessari per assicurare di avere sempre a disposizione un’accurata overview di fenomeni che altrimenti non sarebbero quantificabili:

• Headcount;
• Turnover;
• Tasso di assenteismo;
• Produttività;
• Dati demografici;
• Piani di succesione;
• Indagini di clima;
• Indagini di soddisfazione del cliente.

Per ciascuno di questi KI dovrebbe essere predisposto un obiettivo nell’annuale business plan.

Headcount

Una lista di tutti i collaboratori, inclusi i managers, full timers, part timers, e lavoratori temporanei dovrebbe essere disponibile e aggiornata mensilmente. Fate in modo di poter comparare le cifre di anno in anno. Questa lista dovrebbe inoltre essere spacchettata per reparto per poter fare comparazioni tra reparti e di anno in anno. Gli headcount inoltre consentono di calcolare i costi in relazione alle vendite. Se possibile questi headcount dovrebbero essere comparati con quelli di altre aziende del settore allo scopo di fare un benchmark per valutare il giusto numero di collaboratori per portare avanti l’azienda con efficacia. La lista degli headcont può essere usata anche per stabilire obiettivi e fare il relativo followup.

Turnover

Tenete traccia del turnover ogni volta che un collaboratore lascia l’azienda. Fate i totali per mese e per anno e percentuali per comparare le fluttuazioni e i cambiamenti da periodo a periodo. Un certo ammontare di turnover deve essere considerato salutare, in quanto nuovi collaboratori con nuovi modi di pensare mixati con collaboratori esperti generano un team dinamico. Il turnover dovrebbe escludere i trasferiti e il personale temporaneo. Fatevi le seguenti domande per determinare come il turnover è un problema che necessita di essere gestito:

• quanti collaboratori si sono dimessi in uno specifico periodo ?
• come è l’andamento del turnover comparato con l’anno precedente e con l’obiettivo ?
• come è l’andamento del turnover comparato con altre aziende del settore ?
• quale è la tipologia dei dimissionari ?
• quali erano le responsabilità e le competenze dei collaboratori dimissionari ?
• quali sono le responsabilità e le competenze che abbiamo perso come azienda ?
• perché questi collaboratori hanno lasciato l’azienda ?

Come può essere calcolato lo staff turnover

Numero totale dei collaboratori che hanno lasciato l’azienda (ad esempio nell’ultimo anno, o nell’ultimo semestre) DIVISO numero medio dei collaboratori in forza nel periodo di riferimento.

Tips utili per minimizzare lo staff turnover

• Date un’onesta descrizione del job in fase di selezione; ciò eviterà le disillusioni;
• Fate provare il lavoro ai candidati per almeno un giorno;
• Chiedete ad altri collaboratori di descrivere il job;
• Fornite un’adeguata introduzione al nuovo collaboratore;
• Nominate un mentor;
• Lavorate attivamente con i colloqui di sviluppo individuali;
• Trattate seriamente i collaboratori e le loro critiche. Non sempre è il collaboratore che ha un problema. Se il turnover continua a essere alto in una determinata area ciò deve essere attentamente analizzato;
• Lavorate attivamente con il training e lo sviluppo;
• Definite chiaramente e comunicate gli obiettivi;
• Organizzate attività con i collaboratori;
• Ricompensate la buona performance;
• Date feedback ai collaboratori sulla loro performance;
• Stimolate la motivazione tra i collaboratori;
• Siate consapevoli dei principali KI come l’assenteismo, le malattie, il decremento della performance, e affrontate queste situazioni;
• Lavorate con le indagini di clima e di soddisfazione del cliente (con riferimento ad esempio alle competenze dei collaboratori).

Sickness rate

Il tenere traccia dei tassi di malattia aiuta a individuare i periodi dell’anno con tassi più elevati. Le malattie dei collaboratori hanno un impatto elevato sulle attività quotidiane, sui carichi di lavoro, e sui costi. Il sapere quando cadono questi periodi è utile per pianificare le risorse. L’usare fogli di calcolo e forms nominativi con l’indicazione di quando cadono le malattie assicurerà un’overview tra i collaboratori a livello di reparto. Lo stabilire obiettivi di assenteismo rende facile il confronto con gli actuals. Il tasso di assenteismo può anche indicare che esistono problemi. Un elevato livello di assenteismo in un  particolare reparto potrebbe significare che il morale e la motivazione in quel reparto sono basse. Perciò esaminate bene perché è così e anche gli effetti sui carichi di lavoro del reparto. Usate il tasso di assenteismo per fare benchmark con altre aziende comparabili nel mercato locale. Usatelo anche per comparare vi collaboratori a livello individuale o per reparto. Ciò può fornire un’indicazione di come i managers stanno gestendo le risorse umane.

Produttività

Trovate e calcolate adeguati parametri di produttività. Per operare con efficienza sui costi è importante trovare parametri semplici e veloci per monitorare la produttività. Ciò può essere fatto per reparto, per collaboratore (forse), per tutta l’azienda. Misurare la produttività a livello settimanale o mensile e monitorandola tramite un grafico mostrerà in modo evidente le fluttuazioni. Lo stabilire obiettivi di produttività potrà consentire di monitorare rispetto a questi obiettivi. L’analizzare il livello di produttività pere reparto, o per aziende comparabili, può aiutare a incrementare l’uso ottimale delle risorse.

Dati demografici

I dati demografici si intendono i seguenti:

• durata dell’impiego;
• struttura per età;
• genere;
• diversity;
• altri indicatori utili.

Ciascun collaboratore è un individuo con uno specifico background, età, religione, genere. Alcuni collaboratori hanno anzianità aziendale più elevata di altri; studiando i dati demografici alcune volte si può scoprire perché. Ricordate che ciascun collaboratore è differente dagli altri e può trovarsi bene in una posizione in maniera inaspettata e sorprendente.  Questo tipo di informazioni sul background possono aiutare in fase di selezione di una nuova persona per la posizione. Possono anche aiutare a dare un’overview delle molteplici e differenti tipologie di persone che lavorano in azienda.

Succession planning

Allo scopo di essere pronti a fronteggiare le esigenze future, c’è bisogno di avere un regolare follow up delle performances dei managers e collaboratori e della disponibilità di successori adatti. L’organizzazione può incontrare le domande dei collaboratori e supportare il loro sviluppo in molti modi.   L’identificare i talenti attraverso la valutazione delle performances e i colloqui di sviluppo, e dando aperti e onesti feedback si incrementerà la consapevolezza dei collaboratori e dell’azienda. Lo stabilire e monitorare i piani di carriera, il mostrare i percorsi di carriera e il fornire training adeguato e finalizzato al percorso di sviluppo sono altri modi di incontrare i bisogni dei collaboratori. Il definire e comunicare i futuri bisogni di managers e collaboratori e il preparare opportunità di sviluppo per i potenziali sono ulteriori esempi. Controllate che il job profile sia coerente con le caratteristiche del potenziale successore. Controllate che il collaboratore sia veramente qualificato per il job e abbia la giusta attitudine. Non promuovete automaticamente un collaboratore che semplicemente è il più anziano della lista.

Per ciascun manager/capo reparto un certo numero di collaboratori si troverà in differenti fasi di preparazione per essere pronto a succedere in questa posizione quando necessario. Incoraggiate i collaboratori a liberare il proprio potenziale. Date libero accesso alle offerte di lavoro e alle opportunità di apprendimento.

Quattro azioni di base per costruire un succession plan

• Fate un inventario aggiornato dei successori valutando regolarmente collaboratori e managers;
• Usate le interviste individuali di sviluppo per assicurarvi che gli obiettivi di crescita dei potenziali successori siano noti. Gli obiettivi di crescita dei collaboratori e managers devono essere in line a con quelli dell’azienda;
• Assicurate il training necessario per i potenziali successori;
• Fate un regolare follow-up del training.   

CONCLUSIONI

Questo metodo strutturato ha lo scopo di dare suggerimenti e supporto per l’implementazione di una strategia di talent management. Deve naturalmente essere integrato con l’esperienza manageriale di ogni specifica azienda. Se usato con buon senso e con pragmatismo può dare un forte contributo alla costruzione della migliore strategia di gestione risorse umane per la vostra azienda.